Cómo automatizar la gestión y contabilización de facturas de proveedores paso a paso

¿Cómo automatizar la gestión de facturas?

Para empezar a considerar la automatización, es importante tener clara cuál es la hoja de ruta de implementación que vamos a seguir. Es decir, el procedimiento que sigue el usuario para transferir las facturas de los proveedores al sistema ERP de la empresa. También es fundamental elegir las herramientas y soluciones adecuadas, ya que en el mercado existen varias opciones, como UiPath, SAP RPA, Power Platform de Microsoft, entre otras aplicaciones específicas.

Un proceso típico de contabilización de facturas sigue estos pasos:

1. Recepción de la factura: Por correo electrónico, documentos físicos o carpetas de red automatizadas (hot folders).
2. Clasificación: Identificación del tipo de documento, como abonos, facturas o pagos a cuenta.
3. Reconocimiento: Extracción y validación de los datos de la factura.
4. Integración con ERP: Introducción automática de estos datos en el sistema ERP.

Este flujo básico puede complicarse dependiendo del negocio. Por ejemplo, en empresas que trabajan con productos perecederos, es vital contar con precios actualizados para evitar advertencias y ajustes manuales debido a diferencias de valor en las facturas, lo que afectaría la productividad del proceso.

¿Por qué automatizar la gestión de facturas de proveedores?

A pesar de parecer un proceso sencillo, existen diversas casuísticas que hacen que los errores humanos sean más frecuentes de lo deseado. Algunas razones para automatizar son:

• Las facturas no suelen tener diseños estandarizados. Los datos y los diseños son muy variables, lo que dificulta el trabajo manual y aumenta el trabajo de poco valor añadido.
• Pueden existir varios escenarios del mismo proceso de contabilización. Los procedimientos de confirmación y revisión de cada transacción pueden tener flujos de autorizaciones distintos dentro de una empresa.
• Pueden llegar las facturas desde múltiples fuentes y/o formatos. (Correo electrónico, Google drive, documento en papel, Excel, imagen, PDF, Word, etc.).
• Los datos no suelen ser fácilmente accesibles. La validación de la información puede requerir consultar varias fuentes de datos, lo que consume tiempo y recursos.

¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar las facturas de proveedores?

Actualmente, hay muchas opciones en el mercado para automatizar los procesos de captura y contabilización de facturas de los proveedores de una empresa o grupo empresarial, pero cualquier herramienta debe tener en cuenta soluciones que integren la Inteligencia Artificial, ya que permiten optimizar las soluciones, independientemente del formato, diseño o fuente.

La tecnología RPA (Robotic Process Automation) es un gran aliado para crear flujos de validación inteligentes y detectar cualquier error olvidándonos definitivamente de tareas manuales.

Bot para automatizar la gestión y captura de facturas de proveedores

Automatizar las facturas de los proveedores mediante bots es un proceso de implementación que empieza por la robotización de la captura. Los robots van aprendiendo en función de lo que se van encontrando.

De forma predeterminada, el robot analiza la factura y extrae los campos relevantes automáticamente. Todos los sistemas RPA, ya sea mediante Microsoft, SAP o Uipath se basan en Inteligencia Artificial, lo que significa que van aprendiendo en función de la información que reciben. Es decir, en un proceso robotizado, el sistema aprende progresivamente a partir de los documentos procesados.

La incorporación de bots para la automatización de facturas ofrece una serie de beneficios clave:

• Mayor control y trazabilidad: Al automatizar, las empresas logran un control total sobre el proceso de registro y pago de facturas.
• Reducción de errores: La automatización minimiza los errores asociados con la introducción manual de datos.
• Cumplimiento normativo: Los bots aseguran que solo se procesen facturas válidas y conformes con la normativa vigente.
• Eficiencia operativa: Se reduce significativamente la carga de trabajo del departamento de cuentas por pagar, lo que permite liberar recursos para tareas de mayor valor estratégico.

Ventajas de la automatización de facturas con Uipath

UiPath es un referente en la automatización robótica de procesos (RPA), y al implementarlo en la gestión de facturas de proveedores, ofrece ventajas como:

• Compatibilidad universal: Funciona con cualquier solución ERP, correo electrónico u otros sistemas.
• Desarrollo rápido y flexible: Su capacidad de adaptación y rápida implementación lo convierten en una solución muy ágil.
• Fácil de usar: No se requiere experiencia en programación para crear flujos de trabajo eficientes.
• Escalabilidad: Los bots de UiPath pueden crecer junto con las necesidades de la empresa.

Ventajas de automatizar facturas de proveedores con Microsoft Power Platform

Entre las herramientas más destacadas para la automatización de facturas de proveedores también se encuentra Microsoft Power Platform. Esta suite incluye Power Automate, Power Apps, Power BI y Power Virtual Agents, todas diseñadas para trabajar juntas, ofreciendo una solución escalable.

Algunas de las ventajas de utilizar Microsoft Power Platform para automatizar facturas de proveedores son:

• Integración fluida con otros sistemas: Power Platform se integra perfectamente con Microsoft Dynamics 365, Outlook, SharePoint, y otros sistemas ERP y aplicaciones. Esta integración permite automatizar el flujo de trabajo de facturación desde la recepción de la factura hasta su contabilización.
• Automatización sin código: Power Automate permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de programación avanzada, lo que facilita la implementación para cualquier empresa.
• IA para extracción y reconocimiento de datos: Power Automate utiliza capacidades de inteligencia artificial para extraer y validar datos de las facturas de forma eficiente, sin importar el formato.
• Escalabilidad: Las soluciones pueden crecer junto con las necesidades de la empresa, adaptándose a nuevos volúmenes de facturas y procesos más complejos.
• Informes en tiempo real: Con Power BI, es posible generar reportes interactivos y obtener insights detallados sobre el estado de las facturas y los costos asociados, mejorando la toma de decisiones.
• Automatización completa: Permite diseñar flujos complejos que abarcan la recepción, validación y archivo de facturas, reduciendo el riesgo de errores humanos y mejorando el tiempo de procesamiento.

Beneficios clave de la automatización

• Reducción de costes operativos hasta un 50 %

• Ahorro de tiempo: de 15 días en proceso manual a menos de 3 días

• Menos errores y duplicados

• Cumplimiento normativo y eliminación de sanciones por retrasos

• Mejora en la productividad y enfoque en tareas estratégicas

Pasos para automatizar la gestión de facturas

1. Captura automática: Recopilación de facturas desde correo electrónico, portales, nube o unidades locales.

2. Extracción inteligente: Tecnología OCR y validación automática para obtener datos precisos.

3. Flujo de aprobación: Validación y autorizaciones rápidas vía sistema digital.

4. Contabilización automática: Integración con el ERP para registro inmediato.

5. Archivado digital: Almacenamiento seguro y accesible para auditorías.

Nuestra solución para automatizar y contabilizar facturas de proveedores

En Kinesis Consulting, te ayudamos a transformar digitalmente tu gestión de facturas con soluciones personalizadas y escalables que mejoran el control financiero y liberan tiempo para tareas estratégicas.

En definitiva, automatizar la gestión de facturas de proveedores es una inversión clave para cualquier empresa que desee optimizar sus procesos, reducir errores y aumentar la productividad. Ya sea con Microsoft Power Platform o UiPath, la automatización RPA, combinada con inteligencia artificial, permite manejar de manera eficiente incluso los escenarios más complejos. Si deseas llevar a cabo este proceso, en Kinesis somos expertos en RPA y te acompañamos durante todo el ciclo de automatización, ayudándote a mejorar la eficiencia y el control en la gestión de facturas.