Consultor SAP: Qué es y cómo aborda los proyectos de implementación de ERP 

La transformación digital es un pilar esencial para la competitividad de las empresas, y en Kinesis Consulting, entendemos que una implementación exitosa de un sistema ERP en la nube como SAP S/4HANA Cloud Pubic Edition es clave para esta evolución. En este sentido, los consultores SAP deben identificar los objetivos, cuantitativos y cualitativos del proyecto de implementación del ERP. 

En Kinesis, nuestros consultores SAP no solo implementan soluciones tecnológicas SAP en la nube, sino que también acompañan a nuestros clientes en cada etapa del proceso. Al finalizar el proyecto, revisan junto al cliente si se han alcanzado los objetivos establecidos al inicio. Esta evaluación se realiza durante la fase de soporte post-arranque, que comienza después del primer mes de puesta en marcha. En esta fase, se analizan y evalúan los resultados obtenidos, y se define un plan de acción para garantizar el cumplimiento de los objetivos. Para lograrlo, los consultores SAP deben contar con habilidades específicas.

¿Qué es un Consultor SAP?

Un consultor SAP es un experto en implementar y personalizar el software SAP para optimizar los procesos empresariales, capacitar a los usuarios y brindar soporte técnico.

Los consultores SAP deben estar certificados en SAP S/4 Cloud Public y aplicar su metodología de implementación, pero también deben aportar otros enfoques clave como:

• Gestión del cambio: La solución Cloud Public incluye procesos preconfigurados, por lo que es esencial que los usuarios se adapten a estos nuevos flujos de trabajo.
• Capacidad para entender y diagnosticar procesos: Los consultores deben identificar gaps en los procesos empresariales para ajustar y optimizar el funcionamiento del sistema de manera efectiva.
• Solución de gaps mediante tecnologías avanzadas: Los consultores deben ofrecer soluciones a estos gaps, utilizando tecnologías como la robotización, desarrollos de aplicaciones y web services a través de la plataforma SAP BTP.
• Enfoque en valor empresarial: Es fundamental que los consultores actúen como asesores de negocio, centrando los esfuerzos en las necesidades que aporten valor real a la empresa. Además, deben ser capaces de comunicar claramente estas prioridades a la alta dirección y a los departamentos, asegurando que el proyecto avance conforme a los objetivos de planificación y presupuesto.

Este enfoque integral permite que cada proyecto cumpla con los objetivos establecidos y maximice el valor para el cliente.

¿Cómo es el enfoque metodológico del Consultor SAP?

Para implementar SAP S/4HANA Cloud Public Edition, en Kinesis, seguimos una metodología de implementación alineada con el enfoque de SAP, asegurando un proceso estructurado y eficiente. Además, adaptamos esta metodología a las necesidades específicas de cada cliente, lo que garantiza una experiencia personalizada. Nuestras fases clave incluyen:

• Análisis de brechas y soluciones (Gap Analysis):
  Durante la fase de Discovery, identificamos las diferencias entre el sistema actual del cliente y SAP S/4HANA Cloud Public Edition, proponiendo soluciones específicas para cerrar esas brechas.
• Videos formativos personalizados:
  Producimos videos de formación exclusivos, enfocados en los procesos específicos de cada cliente, para facilitar el aprendizaje y la adaptación al sistema.
• Plan de pruebas con usuarios:
  Trabajamos junto a los usuarios en un plan de pruebas exhaustivo, asegurando que los procesos críticos se ejecuten correctamente en SAP S/4HANA Cloud Public Edition.
• Plantillas de migración de datos y lógica de conversión:
  Utilizamos plantillas avanzadas para la migración de datos. Si es necesario, desarrollamos lógica de conversión personalizada para garantizar una transición de datos fluida desde el sistema actual del cliente a SAP S/4HANA Cloud Public Edition.
• Soporte post-arranque:
  Ofrecemos soporte durante los primeros meses tras el arranque, para resolver cualquier duda o ajuste necesario en esta fase crítica.
• Cierre y evaluación de objetivos:
  Realizamos un cierre formal del proyecto con una evaluación detallada de los objetivos alcanzados, asegurando que se cumplan los resultados esperados.

Nuestro enfoque metodológico

1. Evaluación de necesidades y análisis inicial 

Cada proyecto comienza con un análisis detallado de los procesos actuales y cómo SAP S/4HANA Cloud Public Edition puede optimizarlos. Desde el inicio, el usuario principal puede visualizar el funcionamiento futuro del sistema mediante interfaces y pantallas del propio sistema.

Algunos procesos serán gestionados de manera óptima por el estándar de SAP, pero en otros casos se identificarán diferencias (gaps) entre las prácticas actuales y las soluciones que propone SAP. En estos casos, el consultor trabajará junto con el cliente para evaluar si estos gaps representan una resistencia al cambio o una característica diferencial esencial para el proceso y el negocio del cliente.

Solo en el caso de que el gap sea un elemento diferenciador importante, el consultor presentará una solución alternativa evaluada. Es importante recordar que la elección de una solución en la nube pública implica el compromiso del cliente de adaptarse a las mejores prácticas preconfiguradas de SAP, basadas en más de 50 años de experiencia en múltiples sectores y listas para su implementación inmediata.

2. Planificación y asignación de recursos

Esta fase debe estar presente durante todo el proyecto. A través del comité del proyecto, se presentan los avances, los puntos críticos y, en caso necesario, se realiza la replanificación. Planificar no se trata de ser optimista, sino de realizar una reflexión basada en la experiencia del consultor en este tipo de proyectos. Ante posibles desviaciones, el consultor debe ser creativo para gestionar los obstáculos y, si es posible, redirigir el proyecto mediante acciones específicas para el futuro. En caso de que no sea posible, es fundamental identificar y comunicar claramente la desviación.

3. Configuración y personalización del sistema

Nuestros consultores buscan en los procesos estandarizados de SAP S/4HANA Cloud la configuración que mejor se adapte a las necesidades específicas del cliente. SAP S/4HANA Cloud permite realizar pequeñas adaptaciones y, en algunos casos, ofrece soluciones creativas para cubrir requisitos particulares que originalmente no estaban contemplados.

Además, estas soluciones en la nube pública permiten cada vez más realizar ciertas modificaciones en una capa específica del software, lo que asegura que los cambios no interfieran con las actualizaciones automáticas de versión.

4. Capacitación del equipo y gestión del cambio 

La gestión del cambio es especialmente compleja para consultores de formación técnica, ya que la dimensión humana de los proyectos puede presentar grandes desafíos. Es esencial que los consultores cuenten con técnicas efectivas para gestionar el cambio en los usuarios, quienes en ocasiones pueden mostrar resistencia o falta de motivación. Proveer a los consultores de estas herramientas y capacitarlos en gestión del cambio es fundamental para garantizar que los proyectos se desarrollen y concluyan sin mayores fricciones entre los participantes, tanto internos de la empresa como externos.

5. Pruebas y validación de calidad

Antes del lanzamiento, diseñamos un conjunto de pruebas específicas para los usuarios, con un doble objetivo: asegurar su comprensión del sistema y garantizar que, en el día del arranque, no surjan casos no contemplados.

Nuestra experiencia muestra que los usuarios suelen disponer de poco tiempo e interés para realizar estas pruebas. Por ello, monitoreamos el avance en la ejecución de pruebas y, si es necesario, informamos a la dirección del proyecto de la empresa sobre el estado de las mismas. Esto es clave, ya que según la metodología de SAP, la falta de pruebas adecuadas podría justificar el retraso del arranque.

En lugar de optar por pruebas exhaustivas, nos enfocamos en pruebas selectivas, diseñadas para cubrir los escenarios críticos que el usuario encontrará en el arranque. Así, optimizamos el tiempo y nos centramos en verificar solo los casos más relevantes para el funcionamiento del sistema.

6. Lanzamiento y soporte post-arranque

Una vez que el sistema ha sido configurado y probado, iniciamos el arranque, un proceso que generalmente genera unas semanas de alta tensión tanto para el equipo como para los usuarios mientras se ajustan al funcionamiento del sistema. Es fundamental que estemos presentes físicamente en las oficinas del cliente durante este periodo, brindando apoyo y tranquilidad al equipo, ya que es común que, en los primeros días, los usuarios puedan sentir que el sistema no funcionará y que no podrán realizar su trabajo. Sin embargo, con el paso de las semanas, estas percepciones van cambiando positivamente.

Al final del primer periodo, que suele ser un mes, realizamos una evaluación del sistema y la calidad de los datos mediante los cuadros de mando definidos previamente.

Finalmente, hacemos un análisis de los objetivos propuestos al inicio y los objetivos alcanzados, con el fin de asegurar que la Dirección de la empresa haya logrado los resultados esperados, y si no es así, identificar las razones y proponer acciones correctivas.