Un software de gestión ERP puede ser clave en el éxito empresarial y la transformación digital de la organización. Debemos considerar que son decisiones a medio/largo plazo, ya que no se cambia de ERP cada año, ni cada 5 años, por el esfuerzo que supone (tiempo y dinero), y la asimilación de los usuarios/empleados al nuevo ERP.
Software ERP, ¿Qué significa y por qué lo necesito en mi empresa?
Un software de gestión ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que integra y automatiza los procesos empresariales en una única solución, end to end de cada uno de los procesos, con integridad y trazabilidad, asegurando la correcta estructura de los datos (podemos simplificarlo con el dato único).
¿Cómo elegir el mejor ERP?
Elegir el mejor software ERP es un proceso crítico y estratégico que puede tener un gran impacto en el éxito de una empresa. Para tomar una decisión informada, las empresas deben seguir algunos pasos clave:
1. Identificar las necesidades de la empresa
El primer paso para identificar el mejor ERP para una empresa es evaluar sus necesidades. Esto implica considerar las capacidades actuales y futuras de la empresa, así como las áreas donde se necesita mejorar la eficiencia. Se recomienda evaluar las siguientes áreas:
- Capacidades actuales y futuras
- Áreas de la empresa que necesitan mejora en la eficiencia
2. Considerar las características clave
Una vez que se han evaluado las necesidades de la empresa, es importante considerar las características claves necesarias en un software ERP. Algunos aspectos esenciales a contemplar son:
- Automatización de procesos empresariales
- Integración con soluciones externas
- Capacidad de personalización
- Uniformidad de datos para análisis precisos
- Soporte y mantenimiento del proveedor de ERP
3. Elegir entre solución ERP en la nube o en local
Hoy en día surge otro factor importante a tener en cuenta; elegir soluciones ERP en la nube publica o soluciones on premise, es decir, sistemas estandarizados con cambios constantes de versiones, o soluciones específicas de cada cliente, con costes elevados de mantenimiento y migraciones.
Escoger una u otra solución, Cloud u on premise afectará a:
- Tiempos de implantación, siendo muchos más cortos las soluciones Cloud.
- Costes de la implantación.
- Costes de mantenimiento de las soluciones
- Disponer cada seis meses de nuevas funcionalidades sin coste, para abordar cambios en los procesos de negocio, expansión del mismo e internacionalización.
- Time to market de los procesos de negocio, ante nuevos procesos y/o reingeniería de los mismos.
- Cambio de mentalidad de los usuarios y departamento IT, es decir, la capacidad de adaptación de su organización a los procesos definidos en la best practices que viene definidas por el fabricante.
¿Qué tener en cuenta para elegir el sistema ERP de
una empresa?
Un sistema ERP puede proporcionar numerosos beneficios a una empresa, transformando la forma en que administra sus operaciones empresariales. Estas son las principales ventajas e impactos de un sistema ERP en una empresa:
Optimización de procesos y mejor toma de decisiones
- Un sistema ERP automatiza muchos procesos empresariales manuales, permitiendo que la empresa opere de manera más eficiente y efectiva.
- La capacidad de rastrear y analizar datos en tiempo real hace que las empresas tomen decisiones más informadas y estratégicas.
- Los procesos de negocio automatizados reducen los errores humanos y la duplicación de esfuerzos, lo que permite a los trabajadores dedicar más tiempo a tareas de mayor valor.
- Las mejores prácticas integradas en los sistemas ERP pueden mejorar la calidad y la coherencia de los procesos empresariales, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.
Mayor seguridad y uniformidad de los datos
- Los sistemas ERP centralizan datos de diferentes áreas de la empresa, mejorando la uniformidad y confiabilidad de la información.
- Las herramientas de seguridad integradas en el sistema ERP reducen el riesgo de que los datos se pierdan o se vean comprometidos.
- La gestión de permisos y acceso proporciona un mayor control sobre los datos críticos de la empresa.
Reducción de costes y tiempos
- Un sistema ERP puede proporcionar una mayor eficiencia empresarial, lo que puede resultar en ahorros significativos de tiempo y costos.
- La automatización de procesos empresariales manuales puede reducir el número de empleados necesarios para realizar tareas repetitivas, lo que puede reducir los costos de recursos humanos.
- El conocimiento en tiempo real de los niveles de inventario puede ayudar a la empresa a reducir los costos de almacenamiento y a enviar productos de manera más eficiente a los clientes.
Mejora de la satisfacción de los clientes y empleados
- La sincronización de los procesos empresariales puede proporcionar una experiencia del cliente más coherente y mejorada, lo que conduce a una mayor satisfacción del cliente.
- La gestión de proyectos proporcionada por los sistemas ERP permite al equipo de trabajo colaborar de forma más efectiva, mejorando así la satisfacción del empleado y reduciendo la rotación de empleados.
Impacto en los resultados financieros de la empresa
- Un sistema ERP puede mejorar la eficiencia empresarial, reducir los costos y aumentar la productividad, lo que puede impactar positivamente en los resultados financieros de la empresa en general.
- El acceso a información en tiempo real y la toma de decisiones más informadas pueden mejorar la rentabilidad y la eficiencia, aumentando así los ingresos y reduciendo costos.
Pasos clave para implementar un ERP en tu empresa
Implementar un ERP es un proceso crucial que debe ser planificado y ejecutado de forma efectiva para asegurar su máximo impacto positivo en la empresa. Estos son los pasos que deben seguir las empresas para una correcta implementación de las soluciones on premise:
Preparación para la implementación
Antes de la implementación es esencial definir los objetivos de la empresa para la implementación del ERP. Además, se debe seleccionar cuidadosamente al equipo responsable de liderar la implementación, y garantizar que todas las partes estén alineadas y comprometidas con el proyecto en sus distintas fases.
- Definición de objetivos: Es necesario especificar qué se espera de la implementación del ERP, en cuanto a mejoras en la eficacia y eficiencia empresariales. Definir objetivos claros ayudará a identificar los recursos y el plan de acción necesario para alcanzarlos.
- Selección del equipo responsable: Definir un equipo responsable de liderar la implementación del ERP es crucial para
asegurar que el proyecto esté bien gestionado. La selección del equipo debe ser rigurosa y considerar las distintas áreas de la empresa involucradas en el proceso.
Fases de la implementación del ERP
La implementación de un ERP se desarrolla en varias fases, cada una con requerimientos y tareas específicas.
1. Planificación del proyecto:
En esta fase es necesario planificar el proyecto, incluyendo objetivos, plazos, recursos, estrategias y responsabilidades. La planificación cuidadosa permitirá una ejecución efectiva del proyecto.
2. Instalación y configuración del software:
La instalación del software ERP y su configuración son fases esenciales del proyecto. Una vez identificados requisitos de hardware y software, se debe realizar la instalación, configuración e integración de acuerdo con las necesidades de la empresa.
3. Integración con otros sistemas empresariales:
El ERP debe integrarse adecuadamente con todos los sistemas empresariales existentes, logrando una interconexión adecuada y sin problemas para la toma de decisiones. Es importante verificar la compatibilidad y trabajar con un equipo experto de IT para garantizar que todos los sistemas estén conectados de forma correcta.
4. Pruebas y verificación:
Una vez que se haya instalado el software, se debe probar su funcionamiento y verificar que los datos son precisos en todos los sistemas. Se deben realizar exhaustivas pruebas de usuario para corregir cualquier error que pueda haber en el sistema.
5. Capacitación del personal:
Cualquier proceso de implementación exitoso requiere la capacitación adecuada de todos los empleados que utilizarán el ERP. La capacitación debe ser personalizada para cada área y tarea, adaptada al ritmo de cada empleado y su nivel de conocimiento.
Los pasos a seguir para implementar un ERP en local (on premise) en la empresa cambia cuando se trata de soluciones ERP en la nube (Cloud). Y es que la metodología para implantar una solución Cloud es más rápida:
Como se puede observar, es más simple y con tareas específicas del equipo interno de la empresa, donde el consultor asesora y ayuda a realizar las tareas del proyecto a los usuarios, no siendo el consultor el principal actor de este proyecto.
Consideraciones finales para el éxito en la
implementación del ERP
La implementación exitosa de un ERP requiere una gestión cuidadosa del proceso por parte de todo el equipo.
- Comunicación y colaboración efectiva:
La comunicación efectiva y la colaboración son esenciales para garantizar la gestión adecuada del proyecto. La comunicación debe ser constante y transparente, incluyendo actualizaciones frecuentes sobre el progreso del proyecto. - Gestión de cambios:
La implementación de un ERP puede cambiar drásticamente la forma de trabajar de la empresa, razón por la cual es importante gestionar adecuadamente los cambios y garantizar una transición uniforme. - Monitoreo y seguimiento posterior a la implementación
Una vez implementado el ERP, es importante monitorear y hacer seguimiento a su desempeño y su impacto en la empresa. Esto ayudará a identificar cualquier problema o necesidad de mejora, y garantizará que el software se adapte a las necesidades de la empresa a lo largo del tiempo.
Los objetivos de una implantación de un ERP, no son las tareas que se requieren hacer, sino objetivos de negocio específicos, tales como la reducción de los inventarios o la trazabilidad de los productos.
Solo con esta visión, la tecnología aporta valor en los negocios, y estos objetivos deben ser revaluados a la finalización de la implantación, y posiblemente, requiera una fase de soporte adicional a la implantación para conseguirlos.
En O&S Consultores te ayudamos a evaluar cuidadosamente tus necesidades y capacidades antes de tomar una decisión y elegir el mejor software ERP para tu empresa.
