Gestión documental con Sharepoint
Contar con un sistema eficiente de gestión de documentos puede ser fundamental para aumentar la productividad en cualquier organización. Además de ser uno de los primeros pasos esenciales para implementar la transformación digital en tu empresa.
Actualmente, hay una amplia gama de soluciones para la gestión de documentos, pero hay una en particular que muchas organizaciones pasan por alto. Esta solución ofrece un costo inicial bajo y un retorno de inversión significativo. Se trata de SharePoint, que ya lo tienes disponible solo con la suscripción de Microsoft 365 (antes Office 365) y brinda numerosas ventajas como herramienta de gestión documental.
SharePoint es una poderosa plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft que permite almacenar, organizar y compartir documentos de manera eficiente. Con características como la gestión de versiones, la capacidad de búsqueda avanzada y la posibilidad de acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo, SharePoint se convierte en tu aliado para optimizar las tareas diarias.
Gracias a la herramienta SharePoint no hace falta perder más tiempo buscando archivos o preocupándose por la seguridad de sus documentos.
A continuación, presentamos una guía detallada para que conozcas como simplificar la gestión de documentos con Sharepoint y aumentar así la productividad en la organización.
Qué es SharePoint y cómo puede simplificar la gestión documental
Con SharePoint, puedes simplificar el proceso de gestión de documentos, facilitando el almacenamiento, la búsqueda y el acceso a la información. Y es que la digitalización de documentos es un aspecto crítico en cualquier organización. Sin embargo, puede ser un desafío debido a la gran cantidad de documentos que se generan y al crecimiento constante de la información. Los desafíos comunes en la gestión de documentos incluyen:
- La dificultad para encontrar archivos.
- La falta de colaboración efectiva.
- La preocupación por la seguridad de los documentos sensibles.
Con un enfoque tradicional de gestión de documentos, donde los archivos se almacenan en carpetas locales o en servidores compartidos, es fácil perder el control y la visibilidad de los documentos. Además, la colaboración puede ser complicada cuando varios usuarios necesitan trabajar en el mismo documento al mismo tiempo. Esto conduce a la duplicación de archivos, la pérdida de cambios y la falta de coherencia en la información.
La seguridad de los documentos también es un tema crítico. Los documentos sensibles deben estar protegidos de accesos no autorizados, pero al mismo tiempo, es necesario que las personas adecuadas tengan acceso a la información relevante. La falta de un control de acceso eficiente puede dar lugar a brechas de seguridad y riesgos para la organización.
Principales ventajas de SharePoint para la gestión documental
SharePoint ofrece una amplia gama de características y beneficios que simplifican la gestión de documentos y aumentan la productividad en tu organización. A continuación, se presentan algunas de las principales características y beneficios de SharePoint:
1. Seguridad avanzada
SharePoint ofrece un conjunto completo de características de seguridad que permite proteger tus documentos y datos sensibles. Puedes establecer controles de acceso y permisos personalizados para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información relevante. Además, SharePoint ofrece encriptación de datos y capacidades de auditoría para asegurar la integridad y confidencialidad de tus documentos.
2. Automatización de flujos de trabajo
Con SharePoint, puedes automatizar los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos. Esto significa que puedes establecer reglas y acciones automáticas para simplificar tareas como la aprobación de documentos, la notificación de cambios o la asignación de tareas. La automatización de flujos de trabajo agiliza los procesos y reduce la carga de trabajo manual en tu equipo.
3. Personalización y extensibilidad
SharePoint es altamente personalizable y extensible. Se puede adaptar la plataforma a tus necesidades específicas, crear flujos de trabajo personalizados y desarrollar aplicaciones a medida. Esto te permite aprovechar al máximo SharePoint y adaptarlo a tu forma de trabajar.
4. Bibliotecas de documentos personalizadas
Una de las principales ventajas de SharePoint es su capacidad para crear bibliotecas de documentos personalizadas. Estas bibliotecas actúan como repositorios centrales donde se pueden almacenar y organizar los archivos de manera lógica. Puedes crear múltiples bibliotecas para diferentes tipos de documentos, como contratos, informes, presentaciones, entre otros. Esto permite una estructura clara y ordenada para tus documentos, lo que facilita su búsqueda y acceso.
5. Búsqueda avanzada
Además, SharePoint ofrece potentes herramientas de búsqueda que te permiten encontrar rápidamente los documentos que necesitas. Puedes realizar búsquedas por palabras clave, metadatos o incluso contenido dentro de los documentos. Esto agiliza el proceso de búsqueda y te ayuda a encontrar la información que necesitas en cuestión de segundos.
6. Colaboración en tiempo real
Otra característica destacada de SharePoint es la capacidad de colaborar en tiempo real en los documentos. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en el mismo archivo, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones en equipo. Puedes ver los cambios en tiempo real, realizar comentarios y mantener un registro de versiones anteriores del documento. Esto mejora la eficiencia y reduce la duplicación de esfuerzos en tu equipo.
Cómo configurar SharePoint para la gestión de documentos
La configuración de SharePoint para la gestión de documentos puede variar según las necesidades y requisitos de tu organización. Sin embargo, hay algunas mejores prácticas que se pueden seguir para garantizar una configuración efectiva.
- Definir una estructura de biblioteca de documentos: Antes de empezar a utilizar SharePoint, es importante definir una estructura clara y lógica para tus bibliotecas de documentos. Identifica los diferentes tipos de documentos que manejas y crea bibliotecas separadas para cada uno. Esto facilitará la organización y búsqueda de los documentos.
- Establecer permisos y controles de acceso: Define los permisos y controles de acceso adecuados para tus documentos. Esto garantizará que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información relevante. Puedes establecer permisos a nivel de biblioteca, carpeta o incluso documento individual.
- Configurar flujos de trabajo automatizados: Identifica los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos que se pueden automatizar. Configura reglas y acciones automáticas para simplificar tareas como la aprobación de documentos, la notificación de cambios o la asignación de tareas. Esto mejorará la eficiencia y reducirá la carga de trabajo manual en tu equipo.
- Personalizar vistas y metadatos: Aprovecha las capacidades de personalización de SharePoint para crear vistas personalizadas y agregar metadatos a tus documentos. Esto te permitirá organizar y filtrar tus documentos de acuerdo con tus necesidades específicas.
Características clave de la gestión documental con Sharepoint
Colaboración y documentación eficiente con SharePoint
SharePoint ofrece una plataforma robusta para la colaboración y el intercambio de documentos. Aquí hay algunas formas clave en las que puedes aprovechar esta herramienta:
- Edición en tiempo real: Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en un mismo documento, lo que permite una colaboración efectiva con cambios visibles en tiempo real.
- Comentarios y notificaciones: Agrega comentarios a los documentos y recibe notificaciones sobre cambios y nuevos comentarios, facilitando la comunicación y el seguimiento de actualizaciones.
- Compartir externamente: SharePoint permite compartir documentos con personas fuera de tu organización, con controles de acceso para mantener la seguridad de los documentos compartidos.
- Control de versiones: Mantén un registro de versiones anteriores, visualiza cambios, y asegura la integridad y el seguimiento de los documentos a lo largo del tiempo.
Control y seguimiento de documentos en SharePoint
Gestiona eficazmente los documentos con las siguientes prácticas:
- Activación del control de Versiones: Antes de comenzar a trabajar en un documento, asegúrate de activar el control de versiones para rastrear cambios.
- Etiquetado de versiones: Etiqueta las versiones del documento para una mejor identificación y seguimiento, como «borrador» o «versión final».
- Comentarios y anotaciones: Utiliza funciones de comentarios para registrar información adicional sobre cambios realizados.
- Seguimiento de cambios: Visualiza quién realizó cambios, qué cambios se hicieron y cuándo, para una mayor transparencia y control.
Automatización de flujos de trabajo con SharePoint
Simplifica tareas repetitivas con estas acciones:
- Reglas de aprobación: Configura reglas para la aprobación de documentos y recibe notificaciones automáticas cuando se cumplan.
- Notificaciones de cambios: Configura notificaciones automáticas para cambios en documentos y define quién las recibe.
Organización y categorización de documentos
Mejora la búsqueda y acceso a la información:
- Estructura de carpetas: Crea una organización lógica de carpetas y subcarpetas para facilitar la navegación y búsqueda de documentos.
- Metadatos: Agrega información adicional para clasificar y filtrar documentos de manera efectiva, como tipo de documento o fecha de creación.
- Etiquetas y palabras clave: Utiliza etiquetas y palabras clave para agrupar documentos relacionados y facilitar la búsqueda.
- Vistas personalizadas: Crea vistas adaptadas a tus necesidades, basadas en metadatos o filtros específicos.
Integración con otras herramientas de productividad
Maximiza la eficiencia al integrar SharePoint con herramientas como Microsoft Office, Outlook y Teams, permitiendo una colaboración fluida y en tiempo real.
Te ayudamos a agilizar la gestión de documentos con SharePoint
En resumen, adquirir la gestión documental con Sharepoint, permite crear bibliotecas de documentos personalizadas, donde puedes organizar los archivos de manera lógica y acceder a ellos de forma rápida y sencilla. Además, SharePoint permite la colaboración en tiempo real, lo que significa que varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en un mismo documento, fomentando así la colaboración y la eficiencia dentro de su equipo.
Además de estas funcionalidades, SharePoint también ofrece características de seguridad avanzadas, garantizando la protección de sus documentos y datos confidenciales. Con controles de acceso y permisos personalizables, puedes asegurarte de que solo las personas autorizadas tengan acceso a la información relevante.
En Kinesis somos expertos en las herramientas de Microsoft Power Platform, que permiten digitalizar todos los procesos relacionados con la gestión documental. Diseñamos soluciones a medida para tu empresa, tales como la gestión documental con Sharepoint.
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