La automatización financiera se ha convertido en una de las principales vías para mejorar la eficiencia de los departamentos financieros. Sin embargo, automatizar las finanzas de una empresa no consiste únicamente en sustituir tareas manuales por procesos automáticos.
El verdadero valor de la automatización aparece cuando la información financiera fluye de forma integrada entre bancos, ERP y sistemas de gestión, los procesos se ejecutan automáticamente y el equipo financiero puede dedicar menos tiempo a introducir y revisar datos y más a analizar la información, anticiparse y tomar decisiones.
En este contexto, la automatización financiera permite optimizar la gestión integral de tesorería, desde la entrada de información bancaria y la incorporación de previsiones hasta la conciliación, la gestión de la posición, la planificación y la contabilización.
En este artículo explicamos qué es la automatización financiera, qué procesos pueden automatizarse, qué ventajas aporta y cómo aplicarlo en la gestión integral de tesorería. También veremos qué capacidades debe tener una solución de automatización financiera y cómo un sistema avanzado de gestión de tesorería puede ayudar a las empresas a avanzar hacia una gestión de tesorería más integrada y eficiente.
¿Qué es la automatización financiera?
La automatización financiera consiste en utilizar tecnología para ejecutar de forma automática determinados procesos relacionados con la gestión financiera de una empresa, reduciendo la intervención manual, conectando diferentes fuentes de información y facilitando el acceso a datos financieros actualizados.
En un departamento financiero tradicional, una parte importante del trabajo puede consistir en descargar información bancaria, introducir datos, comprobar movimientos, conciliar operaciones, actualizar previsiones o preparar informes. Cuando estos procesos se realizan de forma manual y con información procedente de diferentes sistemas, pueden consumir tiempo y dificultar la obtención de una visión global de la situación financiera.
Con una solución de automatización financiera integrada, estos procesos pueden conectarse entre sí y ejecutarse de forma más eficiente.
Por ejemplo:
Bancos + ERP + previsiones + operaciones financieras → integración y automatización → conciliación → posición de tesorería → planificación → análisis y toma de decisiones
El objetivo no es eliminar la supervisión del equipo financiero, sino cambiar dónde aporta valor. En lugar de dedicar gran parte de su jornada a tareas repetitivas de recopilación, introducción y comprobación de datos, el equipo puede centrarse en revisar excepciones, analizar la situación financiera y anticiparse a las necesidades de la empresa.
Por tanto, la automatización financiera no debe entenderse únicamente como una herramienta para ahorrar tiempo. También permite mejorar la disponibilidad, trazabilidad y calidad de la información financiera, facilitando una gestión más eficiente y una toma de decisiones basada en información financiera actualizada y fiable.
¿Por qué automatizar la gestión de tesorería?
La tesorería concentra numerosos procesos repetitivos y una gran cantidad de información procedente de diferentes fuentes. Bancos, ERP, previsiones, financiación y otras operaciones financieras deben integrarse para obtener una visión fiable de la liquidez de la empresa.
Cuando estos procesos se realizan manualmente, el departamento financiero puede dedicar una cantidad considerable de tiempo a recopilar, introducir y comprobar información antes de poder utilizarla para analizar la situación de la empresa y tomar decisiones.
La automatización permite conectar estas fuentes de información y agilizar los procesos que intervienen en la gestión de tesorería, desde la entrada de los datos bancarios hasta la conciliación, la actualización de la posición y la elaboración de previsiones.
Entre las principales ventajas de automatizar la administración y gestión de tesorería se encuentran:
- Reducir tareas manuales y repetitivas.
- Disminuir errores derivados de la introducción manual de información.
- Centralizar la información bancaria y financiera.
- Disponer de información más actualizada.
- Mejorar la visibilidad sobre la liquidez y las necesidades de financiación.
- Facilitar la elaboración y actualización de previsiones.
- Permitir que el equipo financiero dedique más tiempo al análisis y la toma de decisiones.
Sin embargo, para conseguir estos resultados, la automatización debe abordarse de forma integral, conectando los diferentes procesos y fuentes de información, y no como la automatización aislada de una única tarea.
¿Qué procesos se pueden automatizar en finanzas?
La automatización financiera puede aplicarse a diferentes procesos de la gestión de tesorería y a otros procesos de gestión financiera. Entre los más habituales se encuentran la entrada de información bancaria, la integración con el ERP, la conciliación bancaria, la generación de movimientos, la gestión de la posición de tesorería, la gestión de operaciones financieras y la elaboración de previsiones e informes.
No todos los procesos tienen que automatizarse al mismo tiempo. A la hora de definir por dónde empezar, suele ser recomendable priorizar aquellas tareas que son repetitivas, requieren trabajar con grandes volúmenes de información, generan errores manuales o dependen de datos procedentes de diferentes sistemas.
En la gestión de tesorería, algunos de los procesos más relevantes son los siguientes.
Automatización de la información bancaria
Uno de los primeros pasos para automatizar la tesorería es conseguir que la información bancaria llegue automáticamente al sistema.
Un sistema avanzado para la gestión de tesorería, como X-Risk Treasury, permite recibir extractos de diferentes entidades bancarias mediante distintos canales de comunicación e integración, como EDITRAN, PSD2 o SWIFT, adaptándose tanto a cuentas nacionales como internacionales.
Además, puede trabajar con diferentes formatos de información bancaria, como la Norma 43 o MT940.
De esta forma, los extractos pueden incorporarse automáticamente al sistema y quedar disponibles para continuar con el resto de procesos de tesorería.
La automatización de esta primera etapa evita que el equipo financiero tenga que descargar e introducir manualmente la información de cada cuenta y permite utilizar los datos bancarios como punto de partida para la gestión de tesorería.
Integración con el ERP y entrada de previsiones
La información bancaria no es suficiente para gestionar la tesorería futura.
También es necesario conocer qué cobros y pagos están previstos y qué operaciones financieras tendrán impacto en la liquidez. Por ello, otro elemento fundamental de la automatización financiera es la integración con el ERP.
X-Risk Treasury permite integrar información procedente de los principales sistemas ERP, incorporando datos relacionados con remesas de cobros y pagos, cartera de facturas y otras previsiones.
Así, la información procedente del ERP puede incorporarse automáticamente a la gestión de tesorería.
El resultado es una visión conjunta de dos elementos fundamentales: lo que ya ha ocurrido en las cuentas bancarias y lo que está previsto que ocurra.
Conciliación bancaria automática y matching
Una vez que los extractos bancarios y las previsiones están disponibles, el siguiente paso es comprobar qué operaciones previstas se han producido realmente.
Para ello, X-Risk Treasury realiza un proceso de matching y conciliación automática entre las previsiones y los movimientos bancarios.
El sistema puede identificar qué operaciones previstas han llegado por el banco y vincular cada previsión con su correspondiente apunte bancario.
Este proceso puede contemplar diferentes tipos de conciliación, incluyendo relaciones de uno a uno, varias previsiones con un movimiento o un movimiento con varias previsiones.
Uno de los principales objetivos de esta automatización es reducir el número de operaciones que el usuario debe revisar manualmente. X-Risk Treasury, el software de tesorería, puede alcanzar porcentajes de conciliación bancaria superiores al 90 %.
De esta forma, el trabajo del usuario se concentra principalmente en revisar las excepciones y aquellas operaciones que el sistema no ha podido conciliar automáticamente.
Generación automática de movimientos
No todos los movimientos bancarios tienen una previsión previa procedente del ERP.
Pueden aparecer operaciones como comisiones, impuestos, intereses u otros cargos que no estaban contemplados inicialmente en las previsiones.
Para estos casos, X-Risk Treasury dispone de reglas automáticas capaces de interpretar la información del extracto y generar los movimientos de tesorería correspondientes, incluyendo la asignación de las cuentas contables necesarias para su posterior contabilización.
Así, la automatización no se limita a comprobar si las operaciones previstas han llegado al banco, sino que también permite procesar determinados movimientos que no contaban con una previsión previa.
Automatización de líneas financieras (préstamos, leasings, financiaciones, avales y rentings) e inversiones
La automatización financiera también puede extenderse a las operaciones de financiación e inversión.
Cuando una empresa gestiona préstamos, leasing u otras operaciones financieras, estas generan cuotas, amortizaciones, intereses y movimientos que afectan directamente a la tesorería.
X-Risk Treasury permite introducir la información de una operación financiera y generar automáticamente su cuadro financiero, incluyendo las diferentes cuotas, amortizaciones e intereses. A partir de esta información, el sistema puede generar también los movimientos de tesorería asociados.
De esta forma, estas operaciones pueden incorporarse a las previsiones y tenerse en cuenta tanto en la posición de tesorería a corto plazo como en las previsiones a medio y largo plazo.
El resultado es una gestión más integrada de las operaciones financieras y una reducción del trabajo necesario para introducir y actualizar manualmente esta información.
Incorporación de previsiones que no proceden del ERP
No toda la información necesaria para construir una previsión de tesorería se encuentra en el ERP.
Existen determinados pagos y previsiones, como impuestos o IRPF, que pueden necesitar gestionarse desde otras fuentes. Para estos casos, X-Risk Treasury permite trabajar con Exceles embebidos y securizados dentro de la aplicación, facilitando la incorporación de estas previsiones al proceso de tesorería.
De esta forma, información que originalmente se encontraba fuera del ERP puede integrarse en la previsión y formar parte de una visión global de la tesorería.
Control y seguimiento de los procesos automatizados
Automatizar los procesos financieros no significa eliminar el control por parte del departamento financiero. Al contrario, es importante poder comprobar que las diferentes tareas automáticas se han ejecutado correctamente.
X-Risk Treasury cuenta con una pantalla de procesos desde la que se puede controlar la ejecución de las diferentes tareas que intervienen en la gestión diaria de tesorería.
El sistema permite visualizar el estado de los procesos mediante un sistema semafórico: el verde indica que el proceso se ha ejecutado correctamente, el naranja señala que se ha producido alguna incidencia y el rojo indica que el proceso no se ha ejecutado.
De esta manera, el usuario puede detectar rápidamente posibles problemas y centrar su atención en aquello que requiere intervención.
El objetivo es pasar de revisar manualmente cada proceso a gestionar las excepciones.
De la automatización a la posición de tesorería
Cuando la información bancaria y las previsiones ya están integradas, conciliadas y procesadas, el siguiente paso es utilizar estos datos para obtener una visión actualizada de la posición de tesorería.
La posición de tesorería permite analizar no solo el saldo actual de las cuentas, sino también cómo puede evolucionar la liquidez en función de los cobros, pagos y operaciones financieras previstas.
Para obtener una visión completa, es necesario combinar diferentes elementos:
- El saldo bancario real.
- El límite disponible de financiación.
- Las previsiones de cobros y pagos.
- El disponible previsto.
A partir de estos datos, el responsable de tesorería puede identificar posibles necesidades o excedentes de liquidez y tomar decisiones como realizar traspasos entre cuentas o utilizar financiación disponible.
X-Risk Treasury permite visualizar esta información por compañía y entidad bancaria y adaptarla al horizonte temporal que se quiera analizar.
De esta manera, la automatización financiera no se limita a procesar datos: permite convertir la información procedente de diferentes fuentes en una visión actualizada de la tesorería que facilite la toma de decisiones.
Open Banking y automatización financiera intradía
La automatización también puede mejorar la actualización de la información bancaria durante la jornada.
Dependiendo del canal de comunicación bancaria utilizado, la información disponible puede no estar actualizada en tiempo real. Mediante Open Banking y PSD2, es posible acceder a información bancaria más reciente y consultar movimientos realizados durante el propio día.
X-Risk Treasury permite lanzar procesos de descarga mediante PSD2 para obtener la información disponible hasta el momento en que se ejecuta el proceso.
Esto permite trabajar con una posición más actualizada y comprobar durante la jornada si determinados cobros o pagos previstos ya se han producido.
Así, Open Banking puede convertirse en una herramienta adicional para mejorar la visibilidad de la posición de tesorería y facilitar la gestión intradía.
De la gestión de tesorería a la planificación financiera
La automatización financiera no tiene por qué limitarse a la gestión diaria.
Una vez que la empresa dispone de información bancaria, previsiones, operaciones financieras y movimientos integrados, puede utilizar estos datos para avanzar hacia una planificación financiera a medio y largo plazo.
En este punto adquiere especial importancia el presupuesto de tesorería.
Presupuesto de tesorería a medio y largo plazo
Mientras que la posición de tesorería permite analizar principalmente la evolución de la liquidez a corto plazo, el presupuesto de tesorería permite construir una previsión a un horizonte más amplio.
Las empresas pueden trabajar con proyecciones de aproximadamente 12 o 24 meses, combinando información de cartera con previsiones presupuestarias.
De esta forma, el presupuesto de tesorería permite anticipar cómo puede evolucionar la posición de tesorería y detectar con mayor antelación posibles necesidades de financiación o excedentes.
Control de desviaciones
El presupuesto no debe ser una previsión estática.
Una vez definido, es necesario comparar periódicamente lo previsto con lo que realmente ha ocurrido.
El control de desviaciones permite identificar diferencias entre el presupuesto y la evolución real de la empresa y analizar qué factores están provocando esas diferencias.
Este seguimiento permite mejorar progresivamente la calidad de las previsiones.
Forecast financiero
El siguiente paso es actualizar periódicamente la previsión mediante un forecast.
A medida que transcurre el ejercicio, se incorpora lo que realmente ha ocurrido y se revisan las previsiones pendientes.
Así, el forecast permite mantener una visión actualizada de la evolución futura en lugar de depender únicamente del presupuesto inicial.
La evolución sería:
Presupuesto → seguimiento y control → forecast
Este proceso permite pasar de una planificación estática a una planificación financiera más dinámica.
Automatiza tu tesorería y gana visibilidad sobre tu liquidez
Con X-Risk Treasury conecta bancos, ERP y previsiones para automatizar los procesos de tesorería y obtener una visión actualizada de tu posición de tesorería.
Descubre X-Risk Treasury →¿Qué debe tener un software de automatización financiera?
No todas las soluciones ofrecen el mismo nivel de automatización. Para optimizar realmente los procesos financieros, es importante valorar no solo qué tareas pueden automatizarse, sino también cómo se integran los diferentes procesos y fuentes de información.
Entre las principales capacidades que conviene valorar se encuentran:
Integración bancaria
El software debe poder conectarse con las entidades bancarias y recibir información automáticamente.
La posibilidad de trabajar con diferentes canales y formatos facilita la centralización de la información bancaria y evita depender de la descarga e introducción manual de datos.
Integración con el ERP
La conexión con el ERP permite incorporar automáticamente información relacionada con cobros, pagos, facturas y otras previsiones, manteniendo conectados los procesos de tesorería con el resto de la gestión empresarial.
Conciliación automática
La capacidad de realizar matching entre movimientos bancarios y previsiones es fundamental para reducir las tareas manuales y facilitar una posición de tesorería actualizada.
Automatización de movimientos
Una solución avanzada debe poder gestionar también movimientos que no estaban previstos inicialmente, mediante reglas que permitan automatizar su identificación y tratamiento.
Gestión de la posición
El sistema debe proporcionar una visión conjunta del saldo, las previsiones y la financiación disponible para conocer la posición actual y su posible evolución futura.
Gestión de financiación e inversiones
Las operaciones financieras también deben formar parte de la previsión de tesorería. Automatizar la gestión de préstamos, leasing e inversiones permite evitar que esta información quede separada del resto de la gestión financiera.
Planificación y forecast
Para avanzar desde la gestión operativa hacia la planificación financiera, la solución debe permitir trabajar con presupuestos, realizar el seguimiento de las desviaciones y actualizar los forecasts a medida que evoluciona la actividad de la empresa.
Reporting y cuadros de mando
Finalmente, la información financiera debe poder transformarse en indicadores, informes y cuadros de mando que faciliten el análisis, el seguimiento de la evolución de la tesorería y la toma de decisiones.
¿Cómo ayuda X-Risk Treasury a automatizar las finanzas?
X-Risk Treasury plantea un modelo modular para cubrir diferentes niveles de madurez en la gestión financiera.
El Pack de Productividad Administrativa está orientado a automatizar el día a día de la tesorería. Incluye la comunicación bancaria mediante estándares como PSD2 o EDITRAN, los kits de integración con los principales ERP, la contabilización automática de movimientos, la conciliación bancaria, la gestión multiempresa y multidivisa, los informes de tesorería y la obtención de la posición bancaria.
El Pack de Mejora de la Gestión de Tesorería permite avanzar hacia una gestión más predictiva mediante previsiones automáticas basadas en información del ERP y otras fuentes, así como una visión de la posición bancaria actual y futura.
A partir de ahí, X-Risk Treasury puede ampliar sus capacidades de gestión mediante funcionalidades relacionadas con la financiación e inversiones, la gestión del riesgo de divisa y los cuadros de mando.
Este enfoque permite adaptar la solución a las necesidades de cada organización y avanzar desde la automatización de los procesos administrativos hacia una gestión financiera más analítica y orientada a la planificación.
Beneficios de automatizar la gestión integral de tesorería
Cuando la automatización se aplica de forma integral a los distintos procesos de tesorería, y no únicamente a tareas aisladas, sus beneficios van más allá del ahorro de tiempo. La integración de procesos e información permite mejorar la gestión diaria de la tesorería y proporciona una visión más completa para la planificación y la toma de decisiones.
Mayor eficiencia operativa
Los procesos repetitivos pueden ejecutarse automáticamente, reduciendo la carga administrativa y el tiempo dedicado a tareas de recopilación, introducción y comprobación de información.
Menos intervención manual
La automatización permite que la conciliación, la entrada de información y determinados movimientos se procesen automáticamente, de forma que el equipo financiero pueda concentrarse en revisar excepciones y tareas que requieren criterio.
Información más actualizada
La integración bancaria y las posibilidades de Open Banking permiten trabajar con información más actualizada sobre la situación de las cuentas y los movimientos realizados.
Mayor visibilidad sobre la liquidez
La combinación de saldos bancarios, previsiones y financiación disponible proporciona una visión más completa de la posición actual y su posible evolución futura.
Mayor capacidad de anticipación
Las previsiones, presupuestos y forecasts permiten identificar con mayor antelación posibles necesidades de liquidez, excedentes y desviaciones respecto a lo previsto.
Decisiones financieras más informadas
Cuando la información financiera está integrada y actualizada, el departamento financiero puede dedicar más tiempo al análisis, la planificación y la toma de decisiones.
Cómo empezar a implantar una estrategia de automatización financiera
La automatización financiera no tiene por qué abordarse como un cambio completo de un día para otro. Una forma práctica de empezar es identificar los procesos que consumen más tiempo y que siguen dependiendo de tareas manuales.
- Identifica las tareas repetitivas: Analiza cuánto tiempo se dedica a descargar información bancaria, introducir datos, conciliar movimientos, actualizar previsiones o preparar informes.
- Identifica las fuentes de información: Determina qué información procede de bancos, ERP y otras aplicaciones y cómo se intercambia actualmente.
- Prioriza los procesos: La entrada automática de extractos, la integración con el ERP y la conciliación bancaria suelen ser puntos importantes para comenzar, especialmente cuando concentran un volumen elevado de operaciones o trabajo manual.
- Integra la información: Conectar bancos, ERP y sistema de tesorería permite evitar que el departamento financiero trabaje con información dispersa y facilita una visión conjunta de la situación financiera.
- Automatiza la gestión de excepciones: El objetivo no es eliminar el control financiero, sino conseguir que el equipo se concentre en las operaciones que realmente requieren intervención.
- Avanza hacia la planificación: Una vez automatizados los procesos operativos, la información puede utilizarse para mejorar las previsiones, elaborar presupuestos, controlar desviaciones y actualizar forecasts.
La clave es avanzar de forma progresiva, empezando por los procesos que aportan mayor potencial de automatización y extendiendo después la integración al resto de los procesos financieros.
Kinesis, expertos en automatización financiera
En Kinesis ayudamos a las empresas a avanzar hacia una gestión financiera más eficiente mediante la automatización y la integración de sus procesos de tesorería.
Nuestra experiencia en gestión financiera y tesorería nos permite identificar qué procesos pueden automatizarse, cómo integrar la información procedente de bancos y ERP y qué soluciones pueden adaptarse mejor a las necesidades de cada organización.
Con X-Risk Treasury, las empresas pueden automatizar diferentes procesos de la gestión de tesorería, desde la entrada y conciliación de la información bancaria hasta la gestión de la posición, las previsiones y la planificación financiera.
El objetivo es reducir el trabajo manual, mejorar la visibilidad sobre la tesorería y proporcionar al departamento financiero información actualizada y fiable para facilitar el análisis y la toma de decisiones.
Si quieres conocer cómo aplicar la automatización financiera a tu empresa, contacta con Kinesis y descubre las posibilidades de X-Risk Treasury.
Preguntas frecuentes sobre automatización financiera
¿Qué es la automatización financiera?
La automatización financiera consiste en utilizar tecnología para ejecutar automáticamente procesos financieros que tradicionalmente requieren intervención manual. Puede aplicarse a tareas como la entrada de información bancaria, la conciliación, la gestión de previsiones, la generación de movimientos o la elaboración de informes.
Su objetivo es reducir las tareas repetitivas, mejorar la disponibilidad de información y facilitar el análisis y la toma de decisiones.
¿Qué procesos financieros se pueden automatizar?
Entre los procesos que pueden automatizarse se encuentran la integración con bancos y ERP, la descarga de extractos, la conciliación bancaria, el matching entre previsiones y movimientos, la generación de determinados movimientos de tesorería, la gestión de previsiones y la elaboración de informes.
El nivel de automatización dependerá de las necesidades de cada empresa, sus sistemas y el grado de integración existente.
¿Qué beneficios tiene la automatización financiera?
La automatización financiera puede ayudar a reducir tareas manuales y errores, centralizar la información, mejorar la visibilidad sobre la liquidez y disponer de datos más actualizados.
También permite que el equipo financiero dedique más tiempo al análisis, la planificación y la toma de decisiones.
¿Cuánto cuesta automatizar las finanzas de una empresa?
No existe un precio único para un proyecto de automatización financiera. El coste depende de factores como el tamaño de la empresa, el número de cuentas y entidades bancarias, los procesos que se quieran automatizar, las integraciones necesarias y el nivel de personalización.
Por eso, antes de establecer un presupuesto es recomendable analizar los procesos actuales y determinar qué áreas ofrecen un mayor potencial de automatización.
¿Cuánto se tarda en implantar procesos de automatización financiera?
El plazo depende del alcance del proyecto y de su complejidad. Una automatización que implique pocos procesos e integraciones puede ser relativamente rápida, mientras que un proyecto que conecte diferentes bancos, ERP, sociedades y procesos financieros requiere una planificación y una fase de pruebas más amplia.
Lo recomendable es comenzar por los procesos prioritarios y avanzar progresivamente hacia una automatización más completa.
¿La automatización financiera sustituye al equipo financiero?
No necesariamente. El objetivo de la automatización financiera es reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y permitir que los profesionales se concentren en actividades de mayor valor, como el análisis financiero, la supervisión de excepciones, la planificación y la toma de decisiones.
La intervención humana sigue siendo especialmente importante en aquellas operaciones que requieren criterio financiero.
¿Es necesario cambiar el ERP para automatizar las finanzas?
No necesariamente. Una solución de automatización financiera puede integrarse con el ERP existente para intercambiar información y evitar que los datos tengan que introducirse manualmente.
La capacidad de integración con el ERP y con otros sistemas financieros es uno de los aspectos que conviene valorar antes de elegir una solución.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de la automatización financiera?
La automatización puede ser útil para empresas de diferentes tamaños, especialmente cuando existe un volumen elevado de operaciones, múltiples cuentas bancarias, varias sociedades, diferentes fuentes de información o procesos financieros que todavía dependen de tareas manuales.
En empresas con estructuras de tesorería más complejas, puede ayudar especialmente a centralizar la información y mejorar la visibilidad sobre la liquidez.
¿Cómo saber qué procesos financieros debería automatizar una empresa?
El primer paso es analizar las tareas que consumen más tiempo y que se realizan de forma repetitiva. También conviene identificar procesos en los que se producen errores, duplicidades o retrasos por trabajar con información procedente de diferentes sistemas.
A partir de este análisis se pueden priorizar procesos como la entrada de información bancaria, la conciliación, las previsiones o la elaboración de informes y establecer una estrategia de automatización progresiva.