En la gestión financiera de una empresa, uno de los pilares fundamentales es la optimización de la gestión y la eficiencia de los procesos administrativos. ¿Pero cuándo es el momento adecuado para considerar la implementación de un sistema de gestión de tesorería (TMS)?
En este artículo, exploramos el significado del TMS, la necesidad de su implementación y consejos para la elección del mejor software de tesorería para tu empresa o grupo de empresas.
¿Qué es un TMS en tesorería?
El TMS, (Treasury Management System) o sistema de gestión de tesorería, es una herramienta integral que permite a las empresas gestionar y administrar las actividades financieras relacionadas con la tesorería. Desde el monitoreo de los flujos de efectivo hasta la administración de riesgos financieros, el TMS abarca una amplia gama de funciones para optimizar la liquidez, minimizar los riesgos financieros y aplicar la automatización de los procesos relacionados.
¿Por qué implementar un sistema de gestión de tesorería en la empresa?
La implementación de un TMS es crucial para garantizar una gestión financiera eficiente y eficaz y estar siempre actualizado con las últimas novedades tecnológicas que ayuden a optimizar los procesos de tesorería. Con un TMS, las empresas pueden automatizar tareas manuales, identificar los flujos de efectivo reales versus los previstos, actuar ante estas desviaciones y/o nuevos escenarios, reducir los errores y fraudes, y por supuesto, cumplir con las regulaciones financieras.
Además, un TMS proporciona insights y análisis en tiempo real, permitiendo una toma de decisiones más óptima, tanto a nivel operativo como estratégico.
¿Cuándo es necesario implementar un sistema de gestión de tesorería?
Existen requerimientos comunes por las cuales las empresas se plantean abrir un proyecto para implementar un sistema de tesorería (TMS):
- La implementación de un nuevo ERP que no cubre las necesidades de tesorería.
- Se debe renovar el actual sistema de tesorería (TMS) y la empresa se plantea si lo que tiene en la actualidad optimiza la gestión de tesorería y cubre sus necesidades o si hay otras opciones. ¿Por qué conformarse con el mismo tipo de sistema si no ha conseguido lo que se desea con la primera implementación?
- El crecimiento actual y futuro de la empresa y la complejidad de la tesorería hace necesario un TMS.
¿Qué tener en cuenta para elegir un software de tesorería?
Al afrontar un proyecto de implantación del sistema de tesorería, hay que identificar el ROI claro para la compañía, lo que aportará a la empresa. También es importante considerar las necesidades específicas de tu empresa, así como la escalabilidad y la facilidad de integración con los sistemas existentes.
Por una parte, elegir un TMS personalizable y adaptable a tus procesos financieros será la opción más segura, descartando así que la empresa deba adaptarse a los procesos que el TMS dispone. Algunas soluciones conllevan un modelo de gestión y de administración de tesorería, que, si bien es factible, no siempre es el más óptimo. Pues separar la gestión de la administración, no es una realidad en la mayoría de las empresas españolas. En definitiva, el modelo de organización y gestión debe decidirlo la empresa y no debe estar impuesto por el software de tesorería o TMS.
Por otra parte, también es importante asegurarse de que el software escogido cuenta con una interfaz intuitiva y es fácil de usar para los usuarios tesoreros de la empresa. Y, por supuesto, contar con un buen soporte técnico y capacitación para el personal.
Otro factor a considerar a la hora de seleccionar una solución de TMS, es que el proveedor disponga de experiencia en el sector, en la implantación de sistemas e integración entre TMS y el ERP. Y diferenciar qué es un proyecto de implantación, donde se busca conseguir unos objetivos empresariales, de un proyecto de formación y apoyo. La empresa debe abordar el proyecto según sus necesidades reales, no siempre es necesario un proyecto de implantación ni de formación. Así pues, no se debe comparar solo a nivel económico, ya que los alcances de los diferentes softwares de tesorería del mercado son distintos, así como los resultados que puede alcanzar la empresa.
A continuación, te mostramos los pasos a seguir si estás en un proceso de elección del sistema de gestión de tesorería (TMS):
- Antes de abordar la elección, es necesario identificar, cualificar y cuantificar lo que aportará un TMS a la organización (Modelo de Gestión de Tesorería y Modelo de Integración).
- Es necesario conocer los flujos de trabajo a gestionar por el TMS, no solo dentro del departamento, sino también con el resto de los departamentos de la compañía, haciendo hincapié en la contabilidad, cuentas a cobrar y a pagar.
- Para seleccionar el proveedor, lo ideal es decidirse primero por uno o dos proveedores y analizar como gestionarán sus flujos de trabajo, así como los plazos del proyecto y responsabilidades. Por otra parte, también es importante analizar el expertise que el proveedor puede proporcionar a la empresa, y el compromiso del proveedor respecto a los objetivos del proyecto que la empresa desea abordar.
- La empresa que está seleccionando el TMS debe gestionar el proyecto y las expectativas que le rodean. Incluir todos los recursos necesarios, mantener el control del proyecto y definir objetivos claros y cuantificados.
- La integración entre el TMS y los ERP debe estar estandarizada, evitando proyectos de desarrollo que se alarguen en el tiempo y en el coste, por ello es fundamental que el software de tesorería disponga de Kits de integración con los ERP y sus distintas versiones.
¿Qué funcionalidades debe aportar el sistema de gestión de tesorería?
Para una empresa con gran complejidad financiera, un sistema de tesorería (TMS) debe ser robusto y completo, capaz de abordar múltiples aspectos críticos de la gestión financiera.
Un TMS completo debe ofrecer una amplia gama de funcionalidades para cubrir todas las necesidades de gestión de tesorería de la empresa. Algunas características clave incluyen la gestión de cuentas bancarias, líneas financieras y de inversión con toda la casuística, la conciliación bancaria, los cobros de clientes y pagos a los proveedores, gestión de los riesgos financieros, el reporting financiero, las firmas digitales, etc.
A continuación, destacamos las funcionalidades y características clave que un sistema de gestión de tesorería debería poder aportar a las empresas:
Integración de datos del software de tesorería
La integración con sistemas ERP debe estar estandarizada y ésta debe ser profunda y no un simple asiento contable.
Esta integración puede ser offline u online a través de API´s y/o webservices, con el objetivo de poder dar informaciones en tiempo real.
La integración no solo debe ser con los ERP, sino también con los servicios de banca electrónica, asegurando una gestión en tiempo real de la tesorería, así como los ficheros de cobros y pagos.
Automatización de procesos
El TMS debe proporcionar automatización en los procesos financieros, como la gestión de pagos, cobros, conciliaciones bancarias, conciliaciones de tarjetas de crédito y la contabilización de los apuntes bancarios.
El software de tesorería debe automatizar los procesos de tal forma que se realicen antes de la jornada laboral del tesorero, permitiendo centrarse en algún tipo de incidencia, ya sea en la optimización bancaria y/o en la contabilización.
Toma de decisiones estratégicas
A través de herramientas avanzadas de análisis, es esencial permitir a los responsables financieros tomar decisiones con un mayor análisis de los datos en tiempo real. La integración de datos y los cuadros de mando con capacidades de business intelligence proporcionan una visión completa y en tiempo real de la posición financiera de la empresa.
En este sentido, la mayoría de TMS tiene cuadros de mandos, pero se debe analizar con detalle su alcance y la solución que utiliza (los departamentos de tesorería desean poder modificar y ampliar estos cuadros de mando).
Seguridad
La seguridad de los datos financieros es fundamental. El TMS debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información financiera. Esto incluye controles de acceso, cifrado de datos, auditorías de seguridad regulares y cumplimiento de estándares de seguridad.
Gestión de cobros de clientes y cobros B2C
Mediante la información que los extractos bancarios nos dan de los confirming y transferencias de los clientes, se debe poder identificar el cliente y las facturas que se están pagando en esta transacción.
También se deben gestionar los procesos de cobros de los clientes con el consumidor final, principalmente mediante pagos electrónicos y/o pasarelas de pago.
En conclusión, la implementación de un sistema de gestión de tesorería es esencial para optimizar la liquidez, minimizar los riesgos financieros y mejorar la eficiencia en la gestión financiera de la empresa.
Para realizar una correcta evaluación y posterior elección de un TMS, es imprescindible buscar el software que nos garantice los resultados que la empresa busca en una inversión de este tipo. En definitiva, elegir aquel software para la gestión de tesorería que se adapte mejor a las necesidades y objetivos de la empresa.
