Introducción a cómo funciona SAP ERP Business ByDesign
SAP dispone de diferentes ERP. Principalmente, son los siguientes:
- S4HANA, enfocado a empresas de gran volumen.
- SAP Business One, enfocado a la pequeña empresa.
- SAP Business ByDesign, enfocado a empresas medianas, lo que se conoce en SAP como “mid market”.
Para seleccionar una u otra opción, las empresas han de tener en cuenta distintos factores:
- Requerimientos funcionales de la empresa. Si estos son muy complejos y/o son específicos de un sector de actividad, se deben tener en cuenta los grados de coberturas de cada solución. Esto requiere de un esfuerzo de análisis por parte del equipo que tomará la decisión en la empresa. Los consultores SAP también pueden dar soporte en esta fase de análisis.
- Solución internacional vs local. Aquí hay un diferencial positivo en S4 y SAP ByDesign, siendo SAP Business One una solución más local.
- Solución on premise vs solución cloud. Sin entrar en las diferencias que supone, está claro que SAP Business One solo puede dar una solución on premise, con sus ventajas e inconvenientes que esto supone.
- Costes y tiempo de implantación. S4 es una solución para grandes empresas, y en España, se ha implementado en medianas empresas, lo cual supone un coste elevado y plazos de tiempo más largos. SAP ByDesign, por el contrario, tiene un coste económico y tiempos de implementación más cortos.
Una vez realizado esta breve reflexión entre las distintas soluciones de ERP que ofrece SAP, vamos a analizar qué es lo que realmente ofrece la solución Cloud de SAP Business ByDesign.
¿Cómo funciona SAP ERP Business ByDesign?
Actualmente es necesario disponer de información en tiempo real en el área digital, y el ERP SAP Business ByDesign permite gestionar la información de forma muy potente.
También nos podemos encontrar determinados problemas en las empresas, como es el caso de tener diferentes sistemas y datos desconectados: muchas hojas de cálculo, un departamento que tiene un aplicativo logístico, otro departamento con una herramienta diferente para gestionar proyectos, etc.
Con SAP ByDesign, se pueden gestionar los procesos end to end de la compañía, y en su base de datos en tiempo real, se pueden presentar indicadores de gestión y/o reporting dentro del propio sistema. De esta forma, se evitan costosos e interminables proyectos de BI.
SAP Business ByDesign es una solución orientada a pymes y al mid market, y dentro de estas empresas, aquellas empresas con estructuras organizativas complejas, ya sean por el número de empresas que gestionan y/o de países donde desarrollan los negocios. En estos casos las empresas desean soluciones globales con un coste razonable, y SAP ByDesign es una de las pocas soluciones que da respuesta a estos requerimientos.
SAP, a la hora de desarrollar este sistema, ha recopilado sus mejores prácticas, llegando a la conclusión de la regla 80/20: en el 80% de las empresas, incluso siendo de diferentes sectores o ámbitos, han podido definir unos procesos empresariales como best practices, de tal forma que el sistema es más fácil y rápido de implementar y da respuesta a uno de los objetivos que persigue la empresa al implantar un ERP.
En la siguiente gráfica, se ve la integración y diseño de los procesos para gestionar una empresa que trabaja bajo proyectos:
¿Cómo se configura SAP ByDesign?
Mediante un cuestionario, los consultores SAP van respondiendo preguntas, como por ejemplo, si la empresa tiene almacenes logísticos propios o lo gestiona a través de un operador, lo cual hace que SAP ByDesign se autoconfigure de acuerdo con los escenarios preconfigurados de procesos dentro de SAP ByDesign. Esto nos ahorra tiempo y problemas de configuración que implican horas de post arranque en los proyectos, aspecto realmente diferencial de este ERP.
Dentro de SAP, están todas las herramientas de transformación digital, llamadas Intelligent Enterprise (gestionar nuestra empresa de una manera inteligente), que son comunes en los tres ERP, pero en el caso de SAP ByDesign, están dentro del precio del usuario. Entre las demás herramientas en SAP, destacamos las siguientes:
- Escaneo de facturas de proveedores: No solo permite el escaneo, sino también la obtención de un registro de factura en contabilidad a partir de los datos. Realmente es una aplicación sencilla pero muy productiva, totalmente integrada en la aplicación.
- Robots o bots que permiten configurar procesos en SAP ByDesign: Generalmente, aquellos procesos que tienen poco valor añadido para el usuario, tareas repetitivas que el sistema puede ejecutar bajo su supervisión.
- Apps para la gestión de dirección: Directores de proyectos y personal de la compañía mediante un portal del empleado.
- Workflows: Se pueden configurar los procesos y autorizaciones dentro de la compañía.
La aplicación es totalmente Cloud, es decir, en la nube, con ello queremos indicar varios aspectos:
- El Cloud es propio de SAP, con sus SLA correspondientes.
- Cada tres meses, hay una actualización planificada del sistema, es decir, la empresa siempre está en la última versión, sin costes de proyectos de migración de versiones. Muchas veces no somos conscientes de los costes ocultos que esto supone para las empresas.
- Un soporte online directo de SAP dentro del propio aplicativo y su seguimiento.
- La seguridad del sistema, ante caídas, cambios tecnológicos, y posibles ataques cibernéticos.
Por otra parte, para aquellos requerimientos más específicos de las empresas, ya sea por la particularidad o complejidad de un proceso, SAP ByDesign cuenta con:
- Un entorno de desarrollo y capa de desarrollo que permite adaptarse a las necesidades de la empresa. Estos desarrollos se denominan addons.
- La aplicación dispone de herramientas para comunicarse con aplicaciones externas específicas, como por ejemplo, un planificador avanzado de recursos humanos asignados a los proyectos. Web service es uno de los elementos centrales que permite hacer temas de intercambio electrónico de datos o EDI, conexiones con los operadores logísticos, etc.
Para resumir, una empresa mediana o en rápido crecimiento debería tener en cuenta esta solución en su selección de ERP, tanto por los criterios mencionados, como por otras razones no menos significativas:
- Rapidez en la implementación.
- Costes claros en el mantenimiento de la aplicación.
- Independencia de los consultores.
- Los costes son ajustables y comparables con otros ERP del mercado, teniendo en cuenta que se incluyen todas las funcionalidades de SAP Business ByDesign.
- La confianza que da tener un ERP totalmente auditable y trazable, tanto para sus inversores como para la propia empresa, al colaborar con la empresa líder del mercado cuyo core business es el ERP.
Gestión integral del proyecto en SAP ByDesign
En la anterior imagen, tenemos representado todo el ciclo de negocio, desde la gestión de las tareas de generación de demanda (tareas de ventas), la gestión de oportunidad, hasta la gestión de oferta y cierre de contrato (venta colaborativa). Una vez que tenemos un proyecto vendido, llega la hora de gestionar ese proyecto. Pueden ser recursos materiales o recursos humanos (colaboradores, trabajadores). También pueden existir en el proyecto una gestión de compras o subcontrataciones, relacionado con el aspecto de “imputación de horas y gastos”, que van relacionados con los costes del proyecto. Además, encontramos también los ingresos del proyecto, es decir, la facturación y las posibles provisiones que pueda tener en el mismo. Finalmente, habrá también una gestión de las cuentas a cobrar y la gestión de la liquidez relacionada con el proyecto (tesorería).
Para gestionar todo esto, en Kinesis disponemos de una analítica específica para proyectos, además de la analítica contable, lo cual nos permite ver cómo van los diferentes proyectos con los clientes, independientemente de si el proyecto dura un año fiscal o no, por tipo de contrato, por tipo de recurso, por cliente, etc.
Venta colaborativa
La venta colaborativa hace referencia a aquella oportunidad que se ha obtenido mediante alguna acción de marketing, generando una oportunidad que necesita ser gestionada y que acaba traducida en una contratación de proyecto.
Desde un punto de vista comercial, SAP ERP ByDesign nos permite ver todas las opciones de manera gráfica. En la siguiente gráfica podemos observar el pipeline de posibles proyectos en diferentes estados:
Oferta de venta
En primer lugar, se determinan los valores del nuevo proyecto a ofertar y se toma como base un proyecto ya existente, es decir, podemos copiar y pegar la estructura de un proyecto tipo/s. Además podemos seleccionar los valores que queremos añadir. Definimos los datos de cabecera del proyecto, el calendario propuesto, las tareas propuestas y los perfiles que queramos incluir en el proyecto. Con todo esto, se crea una nueva oferta de venta que vincularíamos al proyecto plantilla que hemos creado. Cuando esté creando la oferta, en función de los perfiles que he añadido, el sistema me dará una serie de precios de lista determinados.
Para los elementos facturables, podemos definir diferentes opciones de precio (por incurridos, por precio fijo, etc.). En resumen, todo es absolutamente configurable dentro del sistema. Además, podemos adjuntar diferentes archivos, anexos, pdf, entre otros. Finalmente, contamos con nuestra oferta de venta configurada al completo. Con todo esto, lo que tenemos finalmente es configurada nuestra oferta de venta al completo. Así es como funciona SAP ERP ByDesign.
¿Cómo se realiza el seguimiento de los proyectos con SAP ERP ByDesign?
Mediante los KPIs de los proyectos que se están llevando a cabo, su rentabilidad y las desviaciones sobre el indicador objetivo que la dirección se haya marcado para el año, y su comparativa con el año anterior.
Como se ve en la imagen anterior, el margen global del año está en el 51,4%, por eso está en color verde, pero en el listado inferior se ven los efectos compensatorios. Es decir, hay algunos proyectos en naranja que están fuera del objetivo. Podemos ir navegando al detalle del proyecto y entender el por qué, así como enviar una notificación al responsable del proyecto, para que nos indique que acciones se van a hacer para mejorar la situación.
En resumen, vemos como podemos poner los indicadores de gestión, como los vamos comparando con la realidad de este año, e incluso año anterior, Además podemos enviar notificaciones para solicitar explicaciones y acciones, que quedan registradas en el sistema con el fin de analizar el siguiente mes si han dado resultados.
El director de proyectos requiere un análisis más detallado de cada proyecto, para identificar las causas que afectan a la rentabilidad de un proyecto, u otros eventos como la baja personal del proyecto.
Dado que el jefe de proyecto tiene un trabajo móvil, SAP ByDesign ofrece apps que mediante diferentes dispotivos que permiten consultar qué tareas y quién las realiza, si van a tiempo o no, el progreso del proyecto, etc.
En la ficha de proyecto se dispone también del plan de facturación, en el que podemos confirmar una factura, bloquearla u otras acciones. Además, el programa crea una alerta en el caso de que el proyecto se haya terminado y sea necesario emitir determinada factura.
SAP ERP ByDesign permite también gestionar compras: solicitudes de compras asociadas al proyecto, compras de material, la compra de una licencia, etc. Todo esto es cargable en el sistema como solicitudes de compra, que a su vez se convertirán en pedidos de compra posteriormente.
En defintiva, SAP ByDesign dispone de una trazabilidad de la gestión del proyecto, pudiendo ligar todos los eventos que cada proyecto ha supuesto en SAP, entendiendo por eventos los lead, oportunidades, ofertas, compras, facturaciones, imputaciones de horas, etc.
¿Cómo integramos al personal implicado en los proyectos?
Uno de los principales problemas en la gestión de proyectos, es que la información de las tareas diarias que se están llevando a cabo, se reporten de forma continua. Para llegar a este objetivo, dependemos de las personas y no tanto de los sistemas. Sin embargo, SAP ByDesign ayuda a agilizar este control.
En este sentido, la cultura de la empresa, y en concreto, de la Dirección de la empresa, es fundamental para conseguir dicho objetivo. Así pues, SAP Bydesign permite:
- Facilitar que el personal implicado pueda reportar tanto su actividad como los gastos incurridos:
- SAP ByDesign no solo indica lo que ha hecho, sino también lo que debe hacer, cuando, y en cuantas horas previstas:
Hasta ahora hemos visto de forma muy resumida algunas de las funcionalidades que SAP ByDesign ofrece en la gestión de proyectos. Sin entrar en como provisiona los ingresos y gastos de los proyectos por sus distintos métodos, teniendo en cuenta que cada empresa tiene su propio método. En este aspecto, SAP ByDesign vuelve a proponer métodos comúnmente aceptados y utilizados por las grandes empresas en este sector.
Addon para la planificación de recursos y reporting de tiempos
Kinesis Consulting cuenta con amplia experiencia en las empresas que trabajan bajo proyecto, y aunque el denominador común es el proyecto, las funcionalidades que se exigen son muy diferentes entre los diferentes sectores, ya sea por la cultura de la empresa y/o por la tipología del proyecto que se realiza.
Por esta razón, en Kinesis hemos desarrollado addons dentro de SAP ByDesign, para poder resolver las distintas problemáticas que los clientes nos presentan. Uno de los más destacados, es la planificación de recursos. Se trata de una herramienta adicional integrada con SAP Business ByDesign, especialmente útil para empresas cuyos servicios son realizados por personal cuyo trabajo impacta tanto en su jornada laboral como en diversos proyectos.
Disponer de toda la información del proyecto en tiempo real es basico para poder sustituir un recurso por otro y que el servicio al cliente no se vea afectado. Gestionar este proceso es internamente complejo, ya que igual supone más horas de trabajo de las previstas, e incluso horas fuera de jornada. También es importante el seguimiento de la rentabilidad del proyecto, sobre todo en aquellos proyectos de márgenes muy ajustados.
En definitiva, el Addon Advanced Planner, ofrece una funcionalidad que facilita la gestión de la planificación de recursos para grandes equipos de manera sencilla y eficaz. Permite hacer un seguimiento de los servicios y de las horas trabajadas por cada operario/a, lo cual facilita la comunicación de incidencias al área de nómina.
Conclusión
En la gestión de proyectos con SAP, el sistema está completamente integrado. Cada rol puede utilizarlo para satisfacer sus necesidades específicas de trabajo, permitiendo que la información fluya de un extremo a otro según los requerimientos de cada usuario. Esto contribuye a que nuestra empresa funcione como una empresa inteligente.
En definitiva, esta herramienta orienta las acciones de toda la organización hacia los objetivos estratégicos de la empresa, como la rentabilidad de los proyectos, el crecimiento, entre otros.
Contacta con un consultor SAP para recibir un diagnóstico de la casuística de tu empresa sin compromiso.
