En la era de la transformación digital, las empresas están constantemente buscando formas de optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia operativa. Una herramienta que ha ganado popularidad en este ámbito es Microsoft Power Automate, un sistema que permite crear flujos de trabajos automatizados y que forma parte de Microsoft Power Platform.
En este artículo exploraremos qué es Microsoft Power Automate y cómo puedes utilizarlo en tu empresa para simplificar procesos, automatizar flujos de trabajo y aprovechar su funcionalidad como herramienta RPA para automatizar procesos empresariales.
Principales ventajas de Power Automate
Las ventajas más importantes que nos ofrece Microsoft Power Automate como herramienta de automatización son las siguientes:
Automatizar de forma rápida y segura
Permite la robotización de tareas a nivel de un proceso y/o de un asistente personal. Es una solución sencilla que no necesita código de programación y con cientos de conectores preconfigurados, miles de plantillas y asistencia mediante IA, con lo que es sencillo automatizar tareas repetitivas.
Fomenta la eficiencia
Visualiza y permite auditar los procesos de un extremo a otro con «Process Advisor». Permite identificar los cuellos de botella que se producen en los procesos, y asegurar el cumplimiento normativo de la empresa.
Flujos de trabajo con IA
La integración dentro de la robotización de procesos de un componente como AI Builder nos permite que la propia automatización sea mucho más inteligente y permita un aprendizaje rápido. Por ejemplo, la lectura de documentos recibidos en una empresa y su clasificación de estos en distintos departamentos y/o temáticas, tales como temas fiscales, o temas laborales, etc. que en función de estos y otros criterios requerirán ser guardados en Sharepoint/gestión documental y procesos más o menos complejos de aprobación y firma digital de algunos de los documentos.
¿Para qué usar Power automate en mi empresa?
1. Simplificar procesos con Power Automate de Microsoft
Microsoft Power Automate es una plataforma basada en la nube que permite a las empresas automatizar y optimizar sus flujos de trabajo. En definitiva, aquello que un usuario realiza de forma manual y repetitiva, es factible hacerlo mediante Power Automate, tales como enviar correos electrónicos, recopilar datos de formularios, notificar eventos importantes y transaccional con ERP, y mucho más. Al simplificar estos procesos, puedes ahorrar tiempo y recursos valiosos para tu empresa.
2. Automatizar flujos de trabajo con Power Automate
Power Automate ofrece una variedad de acciones y desencadenantes que te permiten automatizar flujos de trabajo de extremo a extremo. Puedes comenzar con un desencadenante, como recibir un correo electrónico, un documento escaneado u desde una aplicación externa, llamar a Power Automate para realizar tareas específicas en aplicaciones de escritorio, por ejemplo en un Excel, en aplicaciones corporativas, por ejemplo un ERP, así como aplicaciones externas, como una página web.
Por ejemplo, imagina que tienes un proceso en el que necesitas recopilar datos de clientes a través de un formulario en línea y luego enviar un correo electrónico de confirmación a cada cliente. Con Power Automate, puedes configurar un flujo de trabajo en el que los datos ingresados en el formulario se guarden automáticamente en un CRM, y al mismo tiempo se le envíe mediante un correo electrónico una documentación específica, y posteriormente, un correo de satisfacción relacionada con la documentación recibida. Como este ejemplo, hay numerosas posibilidades dentro de cada empresa que son susceptibles a la automatización y mejora.
3. Microsoft Power Automate como herramienta RPA
Power Automate es una herramienta de automatización robótica de procesos (RPA). La tecnología RPA se basa en el uso de bots para ejecutar tareas repetitivas y tediosas, liberando a los empleados para que se centren en actividades de mayor valor.
Con Power Automate, puedes crear flujos de trabajo que imiten acciones humanas en aplicaciones y sistemas. Por ejemplo, puedes configurar un flujo de trabajo para extraer datos de una aplicación empresarial y cargarlos automáticamente en otra aplicación. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también reduce errores y aumenta la precisión.
Ejemplo de Flujo Power Automate que recoge los pdf que llegan al buzón de correo con un Asunto en concreto y crea los ficheros adjuntos a una biblioteca de Sharepoint.
En definitiva, Microsoft Power Automate es una herramienta para simplificar procesos, automatizar flujos de trabajo y llevar a cabo la automatización de procesos empresariales. Su facilidad de uso y amplia gama de conectores hacen que sea accesible incluso para aquellos sin conocimientos técnicos avanzados. Al aprovechar las capacidades de Power Automate, tu empresa puede ahorrar tiempo, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad. Sin embargo, a pesar de las múltiples posibilidades que ofrece Power Automate para llevar tus procesos al siguiente nivel de eficiencia, siempre es recomendable crear un CoE (centro de excelencia) de RPA para centralizar de la mejor forma posible todas las prácticas relacionadas con la automatización y mejora de procesos empresariales.
En O&S Consultores acompañamos a las empresas en el proceso de transformación digital y en la utilización de este tipo de soluciones, ya sea en los procesos de formación, e implementación de software RPA, así como construyendo objetos y soluciones para implementar la solución de forma más sencilla, rápida y con menores costes. Contacta con nosotros para más información.
