En muchas empresas, los departamentos de back office se centran principalmente en gestionar y contabilizar los recursos, dejando en segundo plano el análisis de estos datos y la capacidad de obtener información estratégica, como la previsión de flujos financieros.
Los datos y la información
Las soluciones de Business Intelligence que ofrece Power BI de Microsoft permiten aprovechar al máximo los datos disponibles, transformándolos en información valiosa para analizar tanto el estado actual como las proyecciones futuras de la gestión financiera, en particular, la tesorería de nuestra empresa.
En tiempos de crisis, los departamentos financieros han enfrentado la necesidad de simular distintos escenarios, abarcando aspectos como cobros, pagos, devoluciones de préstamos y la obtención de nuevos financiamientos. Estas simulaciones son clave para garantizar la subsistencia de la empresa o para aprovechar las oportunidades que surgen en situaciones adversas. Las herramientas de BI, como Power BI, son fundamentales para afrontar estos desafíos con eficacia.
Ejemplos de uso de Power BI para la tesorería
Conocer por qué cambian los saldos bancarios
En esta imagen, podemos analizar el comportamiento de nuestros flujos de cobros y pagos, tanto a nivel mensual como en acumulado anual, comparándolos con el presupuesto establecido y con los datos del año anterior. Además, las líneas muestran la evolución de los distintos conceptos de cash flow definidos por la empresa a lo largo de los últimos períodos, proporcionando una visión clara de las tendencias y variaciones financieras.
Analizar la caída de pagos de la deuda
Al hacer un zoom en la caída de la deuda, podemos identificar los flujos previstos para la devolución de acuerdo con los contratos de deuda. Esto nos permite observar en qué años el pago de la deuda consume más cash flow de la empresa, y también analizarlo en detalle por mes, empresa, y entidad bancaria.
Como hemos visto en varios seminarios con la participación de expertos financieros, el análisis detallado y la gestión con las entidades bancarias para realizar un plan de aplazamiento del pago de la deuda han sido elementos clave para equilibrar el cash flow futuro de las empresas.
El objetivo principal es contar con un cash flow proyectado que permita, con la debida anticipación, identificar posibles tensiones financieras que la empresa podría enfrentar si el impacto del COVID es negativo. De igual manera, si el impacto resulta positivo, se busca identificar el cash flow sobrante para aprovechar nuevas oportunidades.
¿Cómo puede una solución de BI ayudarnos a proyectar nuestros flujos de cobros y pagos?
Muchos lectores se preguntarán: ¿Cómo puede una solución de BI ayudarnos a proyectar nuestros flujos de cobros y pagos? La respuesta es que puede ser de gran ayuda.
Veamos un ejemplo de previsión de un flujo financiero. Utilizando análisis de series temporales y definiendo ciertas variables, podemos proyectar los cobros futuros de manera más precisa.
El modelo no solo proporciona los cobros proyectados, sino que también permite simular si este modelo hubiera acertado en los últimos meses cerrados. Esto nos permite comparar las proyecciones del modelo con la realidad observada. En definitiva, es una manera accesible para usuarios sin conocimientos matemáticos de evaluar la precisión de las previsiones y ajustar el modelo para mejorar su exactitud en el futuro.
Estas funcionalidades son valiosas para planificar el cash flow, pero en tiempos de crisis, pueden no ser suficientes. Por eso, hemos desarrollado en nuestro software de gestión de tesorería, utilizando Power BI, otras funcionalidades que permiten definir distintos escenarios de manera sencilla y rápida. En este ejemplo, el sistema permite ajustar mes a mes la fluctuación en un porcentaje (+/-) de los cobros calculados a partir de los modelos matemáticos mencionados anteriormente.
Dada la magnitud de la crisis y las incertidumbres que esta conlleva, algunas empresas han tenido que tomar decisiones más drásticas para gestionar su cash flow futuro. Por esta razón, hemos desarrollado en nuestra solución de BI una funcionalidad que permite priorizar los pagos según la importancia de los proveedores, clasificándolos como estratégicos o no. Esto significa que la herramienta puede ayudar a identificar qué proveedores deben ser pagados sin demora y con cuáles se pueden renegociar los plazos de pago.
El resultado de todas estas acciones es la capacidad de disponer de múltiples proyecciones de cash flow, cada una correspondiente a diferentes escenarios y posibles acciones a tomar. Esto permite asegurar la continuidad de la empresa mediante una planificación financiera más adaptativa y precisa.
Conclusión
En definitiva, las soluciones de Business Intelligence nos permiten comprender mejor los datos y los problemas subyacentes, y al mismo tiempo nos brindan herramientas para predecir los resultados futuros, como la proyección de nuestros cash flows.
Con estas herramientas, podemos crear distintos escenarios de cash flow, identificar problemas de cash flow negativo o tensiones de tesorería, y tomar acciones específicas para mitigar estos desafíos. Por ejemplo:
- Renegociación de Deudas: Una acción clave puede ser renegociar las devoluciones de deuda con las entidades bancarias, una medida que muchas empresas han tomado durante esta crisis.
- Priorización de Pagos: Seleccionar los pagos en función de la categorización de los proveedores, diferenciando entre proveedores estratégicos y no estratégicos.
- Escenarios de Cobros: Disponer de diferentes escenarios de cobros basados en proyecciones optimistas o pesimistas.
Estas soluciones son accesibles para las PYME en términos de costo y son fácilmente comprensibles por usuarios con un nivel medio de conocimiento informático. En Kinesis, hemos desarrollado soluciones específicas para una rápida implementación, reducción de costos y fácil adopción por parte de los usuarios.
Si desea más información sobre las soluciones de Power BI, no dude en contactar con nosotros.
